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Non imponibili le spese con carta per biglietti elettronici per dipendenti


news del 05/10/2018

L’estratto conto della carta usata dal datore per l’acquisto dei biglietti aerei o ferroviari deve contenere i dati, validati dal dipendente nella nota spese

Non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente ex art. 51 comma 5 del TUIR le spese di trasporto pagate direttamente dal datore di lavoro, in occasione di trasferte fuori del territorio comunale dei propri dipendenti, in relazione a biglietti aerei/ferroviari elettronici non allegati alla nota spese, sempre che l’estratto conto contenga tutti gli elementi necessari a provare l’effettivo spostamento del dipendente. Lo ha chiarito l’Agenzia delle Entrate, nella risposta ad interpello n. 22 di ieri.

Nella fattispecie in esame, ottenuta l’approvazione della trasferta, il dipendente procede con la prenotazione dei servizi di trasporto e/o viaggio e alloggio mediante programma informatico o tramite un’agenzia viaggi. L’acquisto dei servizi di trasporto, aereo, treno, nave, viene effettuato direttamente dal datore di lavoro tramite la stessa agenzia viaggi e il pagamento dei servizi di trasporto al vettore viene effettuato dall’agenzia utilizzando una carta di pagamento virtuale ad addebito centralizzato su conto corrente della società-datore di lavoro. Per i servizi di trasporto acquistati con la predetta carta di pagamento, la società emittente la carta di pagamento mette a disposizione dell’istante un estratto conto in formato digitale (file pdf) con cadenza mensile, contenente tutti i dettagli delle transazioni effettuate nel mese stesso.

A fronte dei flussi generati dalle transazioni effettuate dall’agenzia viaggi con la carta di pagamento, le spese di trasporto vengono attribuite in automatico alle rispettive note spese relative alle specifiche trasferte dei dipendenti; ciascun dipendente confermerà poi al rientro dalla trasferta l’effettiva fruizione dei servizi, prepagati dalla società, validandoli nella sua nota spese. Si chiede quindi se le spese pagate direttamente per il trasporto dei propri dipendenti in trasferta, in tutti i casi in cui non sia prevista l’emissione di biglietti cartacei, possano essere considerate idoneamente documentate attraverso l’attestazione delle stesse spese tramite l’estratto conto stampato su supporto cartaceo, senza che sia necessario allegare alla nota spese la copia cartacea dei biglietti elettronici.

In relazione alla valenza probatoria della documentazione delle spese di trasporto, l’Amministrazione finanziaria si è più volte pronunciata relativamente all’ipotesi di rimborso al dipendente delle spese di trasporto sostenute in occasioni di trasferte, e che possono ritenersi valide anche in relazione alla fattispecie in esame, laddove si configura un diretto sostenimento della spesa di trasporto da parte del datore di lavoro. Invero, è stato precisato che affinché i rimborsi delle spese di trasporto non concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente è necessario che dette spese siano rimborsate in ragione di idonea documentazione.

Inoltre, è stato specificato che per escludere dal reddito imponibile del lavoratore i citati rimborsi non è necessario che detta documentazione, giustificativa dell’effettività del costo sostenuto, sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, è sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante nota riepilogativa.

Con riferimento al caso di specie, l’Agenzia rileva che l’estratto conto rilasciato dalla società che ha emesso la carta di pagamento e trasmesso, su supporto cartaceo, alla società istante, individua per ciascuna transazione: la data d’acquisto del biglietto aereo/ferroviario, il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente, il centro di costo, il codice identificativo del viaggio; il prestatore d’opera con descrizione della prestazione, ovvero per gli acquisti di biglietti aerei, la ragione sociale della compagnia aerea, il numero del biglietto elettronico, la classe di prenotazione, data della partenza/check-in, itinerario di viaggio; la valuta e l’importo pagato.

 

Non serve allegare la stampa dei biglietti alla nota spese

Le suddette informazioni presenti nell’estratto conto emesso in formato cartaceo dalla società che rilascia la carta, successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese, redatta sempre in forma cartacea, da parte del dipendente destinatario della prestazione al rientro dalla trasferta, secondo l’Agenzia risultano quindi idonei ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto da parte del dipendente.

Ciò nonostante i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese, fermo restando che tali documenti di trasporto dovranno essere conservati in formato elettronico al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.

[Fonte Eutekne]

 


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