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Fattura elettronica tutto ciò che devi sapere


news del 29/11/2018

 

Dopo i ministeri, la Pubblica amministrazione e i subappaltatori nei contratti di appalti pubblici, l’obbligo della fatturazione elettronica interesserà dal primo gennaio 2019 anche tutte le operazioni tra privati per cui saranno coinvolti anche i titolari di Partita IVA – fatta eccezione per i contribuenti minimi e forfettari. Perché è fonte di benefici, come va affrontata, in che modo può portare valore, perché è corretto, utile e doveroso considerarla parte di un progetto per digitalizzare le relazioni B2b. Ecco il quadro completo.

 
Che cosa è la fattura elettronica

Con il termine elettronica si intende la fattura in formato digitale, che da noi ha visto la luce con la Legge Finanziaria del 2008, ed ha portato poi al 6 giugno 2014 all’obbligo di fatturare in modalità elettronica nei confronti delle pubbliche amministrazioni italiane.

Tecnicamente il processo deve creare e gestire un documento elettronico, che ha come caratteristiche il concetto di immutabile e di non alterabile, requisiti che SOGEI ha identificato nella costruzione di un file xml.

La fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono obbligate a gestire il tutto tramite il Sistema di Interscambio (SDI).

La fattura elettronica presenta tre caratteristiche:

  1. La fattura ed il suo contenuto di dati (contabili e non) è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato rilasciato ufficialmente e consultabile su internet. Questo formato è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio.
  2. L' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite tramite l' apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura.
  3. La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni. E’ infatti questo codice che permette al sistema di interscambio di inoltrare la fattura all’ente che per competenza deve lavorarla contabilmente.
 
Il processo di fatturazione elettronica

Nello specifico il processo di fatturazione elettronica lo possiamo suddividere in tre momenti:

1. Attività in carico all’utente – queste attività prevedono la creazione della fattura che sviluppata in modo classico viene poi mappata sullo schema xml cosi come strutturato per il sistema di interscambio (SDI). Una volta creata la fattura è possibile verificarne la conformità agli standard sul sito Fattura Pa, e se la fattura risulta priva di errori si provvede a firmarla digitalmente per poi inviarla al sistema di interscambio.

2. Attività del Sistema di interscambio (SDI) - Sarà il sistema di interscambio che verificata la correttezza formale della fattura provvederà a girare la stessa all’Ente destinatario attraverso l’identificazione del codice univoco che il mittente ha l’obbligo di conoscere e di inserire in fattura.

3. Attività di Conservazione – La fatture elettroniche emesse debbono essere obbligatoriamente conservate elettronicamente e ciò vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario che è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica ai sensi dell’art. 1 comma 209 della Legge n. 244 del 2007.

 

Cos’è la fattura elettronica b2b

Le Fatture B2B sono quelle emesse da un’impresa verso un’altra impresa. Le Fatture B2b Elettroniche possono essere di tre tipi:

  • quelle analoghe alle Fatture emesse verso la PA (firmate, in formato strutturato e conservate a norma);
  • quelle inviate via EDI (non necessariamente firmate, ma in formato strutturato e conservate a norma);
  • quelle semplicemente “non cartacee” (non necessariamente firmate né su formato strutturato).

Queste tre tipologie di Fatture Elettroniche derivano dalla definizione nel nostro quadro legislativo di Fatturazione Elettronica, che prevede: un file firmato digitalmente, oppure un tracciato record inviato via EDI oppure qualsiasi altro tipo di fattura digitale che il destinatario, in base ai processi di business che ha sviluppato, riconosce, paga e porta in conservazione (tratta, cioè, proprio come “se fosse una Fattura”).

Per conseguire realmente i benefici della Fatturazione Elettronica (per chi la emette ma ancor più per chi la riceve), è necessario che le Fatture Elettroniche siano in formato elaborabile dai sistemi informativi (senza necessità di trascrizione manuale dei dati a sistema, evitando quindi ogni azione di “data entry”). Per questo, la forma più efficace di Fatturazione Elettronica è quella che prevede la costruzione di un processo digitale per la generazione, l’emissione, la ricezione, la gestione e la conservazione delle Fatture in formato elettronico elaborabile dai sistemi informativi.

 
I benefici della fattura elettronica

I benefici della Fatturazione elettronica – tra imprese e verso la PA – e, più in generale, quelli della Digitalizzazione di tutti i processi di relazione con clienti e/o fornitori, emergono evidenti dalle ricerche dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2B della School of Management del Politecnico di Milano.

Il beneficio ottenibile passando da un processo tradizionale basato su carta alla Fatturazione elettronica, per organizzazioni che producono/ricevono un volume di Fatture superiore alle 3.000 Fatture/anno, si assesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro a fattura. Questo beneficio deriva in larga parte da risparmi legati alla riduzione dell’impiego di manodopera per (i) attività di stampa e imbustamento; (ii) gestione della relazione con il cliente (tempi dedicati a capire se la Fattura è effettivamente arrivata, se è stata presa in carico, se e quando verrà pagata ecc.) e (iii) gestione della conservazione, che introduce risparmi legati all’eliminazione dei costi di gestione dell’archivio cartaceo.

Traslando questa stima anche su chi gestisce un numero inferiore di Fatture/anno, guardando alle sole componenti fondamentali legate al “fare la Fattura” – Composizione, Stampa e Consegna della Fattura al cliente, senza guardare alla Conservazione – è comunque possibile identificare tre diversi scenari di gestione della “Fatturazione Attiva”: spedita via posta cartacea; su carta e consegnata a mano; file allegato a una email o PEC. Per ciascuno di questi scenari, il costo del processo tradizionale (comprensivo della manodopoera dedicata all’attività) per la produzione di una Fattura si aggira in questi range:

  • Fattura spedita a mezzo posta – tra 2,9 e 3,7 €/Fattura;
  • Fattura consegna a mano – tra 2,6 e 3,5 €/Fattura;
  • Fattura inviata tramite posta elettronica (email o PEC) – tra 1,8 e 2,4 €/Fattura.

Fare Fatturazione Elettronica comporta un sostanziale ripensamento delle logiche di gestione della Fatturazione Attiva. Sempre con riferimento alle sole attività legate al “fare la Fattura”, ai tre scenari precedentemente presi in considerazione ne possono subentrare altri 3, il cui costo diretto per il fornitore è rispettivamente pari a:

  • Upload di un documento (o pacchetto di documenti) su Web da cui si genera XML FatturaPA – tra 0,9 e 1,2 €/Fattura;
  • Data Entry su form Web – tra 1,3 e 1,7 €/Fattura;
  • Generazione XML FatturaPA direttamente da gestionale e invio a Sistema di Interscambio tramite PEC – tra 1,4 e 1,8 €/Fattura.

Senza considerare la Conservazione, quindi, la Fatturazione elettronica si dimostra mediamente conveniente rispetto ai modelli di Fatturazione “tradizionali” anche per le realtà più piccole. Diventa poi sostanziale – ovviamente – saper comparare questi risparmi con il costo della soluzione adottata. Generalizzando ulteriormente queste analisi e provando a trasferirle sull’intero Sistema Paese, la stima del beneficio complessivo legato, per esempio, all’obbligo di Fatturazione elettronica verso la PA, ammonta (a regime) a circa 1 miliardo e 500 milioni di euro all’anno: 1 miliardo lato PA e il resto risparmiato dalle imprese che ne sono i fornitori.

Intendiamoci: questi risparmi sono credibili e ottenibili concretamente qualora i processi di gestione accompagnino la Fattura Elettronica in digitale dal momento della sua emissione fino alla sua conservazione.

 
Conviene affrontare ora la Fatturazione elettronica oppure è meglio aspettare?


Ciò che conta, infatti, è “partire”, non identificare la soluzione perfetta. In primo luogo perché la soluzione perfetta, quasi per definizione, non esiste. In secondo luogo perché una soluzione imperfetta è comunque nettamente migliorativa rispetto a quanto si è soliti fare “con la carta” o con modelli che prevedono la gestione di informazioni non strutturate. Infine, è sostanziale e urgente affrontare quanto prima il passaggio dalle Fatture analogiche, ancora molto diffuse in Italia, alle Fatture elettroniche in formato elaborabile, sia lato Attivo sia Passivo: una volta superato questo primo passo, eventuali adattamenti a formati diversi sono senza dubbio più gestibili di quanto lo sia affrontare lo stesso percorso partendo dal cartaceo e ricorrendo poi alla Conservazione Digitale.

Un altro spunto è quello di non agire sui singoli documenti (la Fattura, il DDT, gli Ordini…) ma affrontare da subito l’intero ciclo Ordine-Pagamento, con la “vision” di digitalizzare la relazione con il maggior numero possibile di clienti e/o fornitori. L’importante è attivarsi, ponendo al centro dell’attenzione non solo i processi interni, ma anche quelli B2B, per aggredire digitalmente i dati in fase di ingresso in azienda e uscita verso i partner di business, e ridurre così l’impatto dei flussi informativi non direttamente elaborabili.

 

Per eventuali chiarimenti rivolgersi allo Studio Poli & Associati, inoltre vi invitiamo a consultare le soluzioni e il software (demo) per la fatturazione elettronica messe a disposizione dallo studio al seguente link:

Fatturazione Elettronica

 

 


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